Velino Oy kunnioittaa ja suojaa asiakkaittensa yksityisyyttä. Käsittelemme henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sekä hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, kuinka keräämme ja käytämme henkilötietoja sekä mitä mahdollisuuksia ja oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa käsittelyn suhteen.

Tietosuojaseloste voi muuttua ja sitä päivitetään tarvittaessa. Tietosuojaseloste on luotu 01.07.2025 ja sitä on päivitetty viimeksi 26.6.2026.

1. Rekisterin nimi

Velino Oy:n asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Velino Oy (Y-tunnus: 3545194-4)

c/o Investco Accounting Partners Oy

Pohjoinen Makasiinikatu 6 A 4

01300 Helsinki

Yhteyshenkilö:

Karoliina Lamminen

karoliina.lamminen@velino.fi

044 902 2696

3. Tietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään toimeksiantojen hoitamiseksi asiakassuhteeseen perustuen. Tietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu. Tietoja voidaan käsitellä seuraavia käyttötarkoituksia varten:

• asiakastoimeksiantojen hoitaminen ja ylläpito

• asiakasviestintä

• laskutusasiat ja perintäasiat

• palveluiden tuottaminen, myynti, markkinointi, kehittäminen ja suojaaminen

• lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen

Käsittelemme vain sellaisia tietoja, jotka ovat edellä mainittujen käyttötarkoitusten osalta tarpeellisia.

4. Tietolähteet ja säilytysaika

Velino Oy kerää henkilötietoja toimeksiannon yhteydessä asiakkaalta itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös koulutus- ja markkinointitapahtumissa sekä muissa tapahtumissa, joissa Velino Oy on osallisena. Tietoja voidaan saada myös valtion viranomaisilta.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin niitä tarvitaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin tai toimeksiantosopimuksissa rahanpesulain vaatiman säilytysajan. Tämän jälkeen tiedot arkistoidaan ja lopulta hävitetään.

5. Kerättävät tiedot

Kerättäviä henkilötietoja ovat:

• asiakasyrityksen nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• yhtiön omistajien tai johtoasemassa olevien nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• toimeksiantoon liittyvät tiedot ja aineistot, sekä muut mahdolliset asiakkaan antamat lisätiedot

• asiakassuhteeseen liittyviä laskutus- ja perintätietoja

• muut asiakkaan itse antamat tiedot

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä.

Tietoja voidaan siirtää lain sallimin tavoin myös EU:n tai ETA alueiden ulkopuolelle. Siirto EU:n ulkopuolelle tapahtuu erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, tai Google Driven yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille myös asiakkaan erillisen kirjallisen suostumuksen nojalla.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille, joiden kanssa yrityksellä on alihankintasopimus. Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun (mm. Fennoa, Microsoft).

7. Rekisterin suojaus

Velino Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä erityistä huolellisuutta ja varmistaa, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti luvattomalta käsittelyltä. Asiakastiedot säilytetään sähköisesti.

Henkilötietoja säilytetään pääosin verkkotallennuspalvelussa, jotka ovat suojattu salasanoin, palomuurein tai muulla teknisellä tavalla. Tallennuspalveluun on pääsy vain yrityksen työntekijöillä tai yrityksen kanssa alihankintasopimuksen tehneillä henkilöillä. Jokaisella on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Paikallisesti säilytetyt tiedot ovat lukituissa kaapeissa, joihin vain yrityksen ennalta määrätyllä henkilöillä on pääsy.

Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden työnkuva edellyttää mainittujen henkilötietojen käsittelyä.

8. Rekisteröidyn (asiakkaan) oikeudet

Rekisteröidyllä on lain mukainen oikeus vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia tietoja, sekä mitä tietoja hänestä on tallennettu. Tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

Rekisterinpitäjä luovuttaa pyydetyt tiedot rekisteröidylle viimeistään 30 päivän kuluessa pyynnöstä.

Rekisteröidyllä on oikeus päivittää ja korjata hänestä tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä. Sekä oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittelyä markkinointi ja tutkimustarkoituksessa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa poistetuksi. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

Oikeuksiensa käyttämiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä kirjallisesti osoitteeseen info@velino.fi. Rekisteröidyn tulee pyynnön yhteydessä todentaa henkilöllisyytensä.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että rekisterinpitäjä ei noudata henkilötietojen käsittelyn osalta tietosuojalainsäädäntöä.